Come non perdere di vista le cose da fare

Questa guida è la prima di una serie che ne comprenderà in merito a consigli per organizzare al meglio la propria vita, a partire da come organizzare le proprie cose da fare, il metodo di studio per la scuola o l'università, come organizzare una vacanza o la vita in una metropoli.
L'idea mi è venuta a partire dalle mie esperienze personali, che mi hanno portato, con il tempo, ad una particolare organizzazione di tutti i vari compiti che mi sono ritrovato a svolgere: studio, lavoro, e anche il tempo libero.

In questa prima guida, andrò a fornire alcuni consigli in merito al come non dimenticare le cose da fare: quante volte ci si ritrova con tanti piccoli o grandi compiti da svolgere, email  a cui rispondere, bollette da pagare, e via dicendo?
Spesso il problema non è tanto eseguire tali compiti, quanto il ricordarseli. A tutti sarà capitato di ignorare un email a cui bisognava rispondere da giorni, o a rimandare compiti come la prenotazione di un biglietto aereo o la spedizione di un pacco?
Cominciamo, dunque, la lista dei consigli, i quali non riguardano solo il ricordare di fare qualcosa, ma anche, materialmente, come svolgere le proprie faccende nel minor tempo possibile:

1. Non rimandare a domani quello che puoi fare subito
   Sembra un consiglio ovvio, mentre in realtà può far risparmiare moltissimo tempo, e soprattutto può evitare dello stress.
   Nel leggere le email, se ce ne sono alcune a cui bisogna rispondere, rispondete subito, senza contrassegnarle come "da rispondere" e lasciarle in tale stato magari per giorni.
   Allo stesso tempo, questo vale per ogni altro piccolo e grande compito, specie quando si ha del tempo libero. Si evita di accumulare impegni e ci si libera da subito, risparmiando anche la fatica di dover ricordare ciò che andava fatto.
    
2. Tieni una lista degli impegni da svolgere
   Ricordare tutto a memoria è un impresa impossibile, soprattutto quando le cose sono numerose e dettagliate. Ciò vale anche per gli impegni: è assolutamente necessario utilizzare un cosiddetto GTD.
   Un GTD è uno strumento che permette di mantenere una lista di attività da effettuare, in modo da poter marcare quelle già fatte e quelle da fare, guardarne le scadenze e controllarne i dettagli.
   Un tempo si usavano delle agende particolari, oggi ormai ne esistono per quasi tutti i dispositivi, computer, tablet e soprattutto cellulari e smartphone. Basta una veloce ricerca su google per trovarne a centinaia.
    
3. Non perdere di vista le email a cui rispondere
   Spesso capita che si legga una email e non si voglia rispondere subito, per motivi diversi. Se il motivo è solo il fatto che manca la voglia, allora rileggete il punto 1. Se invece è perché davvero è necessario rispondere più tardi, allora è necessario che troviate un metodo per avere sempre sott'occhio le email da rispondere.
   Un consiglio potrebbe essere questo: organizzate le email in diverse cartelle, o etichette, come "Personale", "Lavoro", "Pagamenti", etc. A questo punto, quelle da rispondere le contrassegnate, con la funzione presente ormai su tutti i client di posta elettronica. In questo modo, quando ricercate solo le email contrassegnate, avrete sott'occhio tutte le email che ancora hanno bisogno di risposta.
   Naturalmente, ricordatevi di togliere il contrassegno una volta che avete risposto.
    
4. Raccogli in un solo posto post-it, ricevute, note etc.
   È controproducente lasciare nei posti più disparati post-it o altri documenti, soprattutto perché si rischia di perdere d'occhio le scadenze e le cose da fare. Se ad esempio un post-it ricorda un impegno da svolgere, conviene molto di più trascriverlo su un GTD o su un agenda, piuttosto che lasciarlo sul post-it.
   Ciò vale anche per i numeri di telefono: se dovete richiamare una persona, invece che lasciare il numero di telefono su un foglio, una ricevuta o una carta intestata, trascrivetelo sulla rubrica del cellulare, e conservate il documento su cui era scritto, qualora fosse importante.
    
5. Utilizza il cellulare come fermacarte
   A parte l'ovvietà dell'utilizzare l'agenda integrata in, ormai, quasi tutti i cellulari e smartphone, bisogna anche pensare al fatto che il cellulare, o le chiavi della macchina, sono le cose che bene o male ci si porta sempre e comunque con sé.
   Quando bisogna svolgere un qualcosa di importante, o semplicemente si vuole essere certi di non dimenticarlo, magari qualcosa da fare la mattina successiva, lasciate un biglietto sul cellulare. In questo modo sarà impossibile non vederlo e dimenticarsene.
    
6. Evitate le distrazioni
   Uno dei problemi principali quando si svolge qualche compito, è il fatto di perdere tempo a causa di una qualsiasi distrazione. Pensiamo a quando si sta lavorando con il computer, e senza volerlo si perdono le ore distraendosi sui più diversi siti web. Questo è un problema particolarmente comune, che coinvolge oramai la stragrande maggioranza delle persone, per via del fatto che il computer è uno strumento fondamentale per moltissime professioni, dal dipendente pubblico all'ingegnere.
   È molto meglio lavorare molto in poco tempo, piuttosto che dilatare i tempi, rimandare impegni o altro. Una volta concluso ciò che si aveva da fare, ci si potrà dedicare a tutto il resto. Sembra il consiglio classico ai ragazzi che si avvicinano allo studio "prima il dovere e poi il piacere", ma crescendo ci si accorge di come sia ancora più fondamentale quando ci si ritrova a dover fare molte cose e, spesso, a subire gli effetti dello stress.
    
7. Non fate troppe cose contemporaneamente
   Gli esseri umani non sono dei computer, non hanno il multi-tasking. Svolgere insieme diversi compiti, a meno di situazioni particolari, è solo svantaggioso. Si rischia di fare male e in maggior tempo le diverse cose; oltre all'ovvio rischio di lasciare qualcosa a metà. Una buona organizzazione, magari basata sulle priorità, riguardo l'ordine in cui svolgere le faccende, aiuta a risparmiare ancora più tempo.
    
8. Utilizzate ogni momento utile per lavorare
   Spesso, piuttosto che perdere tempo, quando non si ha nulla da fare, si può fare in modo da fare in anticipo qualcosa, in modo da avere poi più tempo libero a disposizione.
   Pensiamo, ad esempio, a quando si aspetta qualcuno ad un appuntamento, quando si è in macchina ad aspettare qualcosa, se non addirittura nelle grosse code in città e nelle tangenziali.
   L'importante è adattarsi ed attrezzarsi: con un buon smartphone si possono scrivere articoli, rispondere ad email, leggere libri e studiare, inserire post sul blog, e via dicendo, senza dover avere un computer.
    
9. Procuratevi un auricolare e usatelo anche quando non siete alla guida
   Questo è un punto che riguarda soprattutto chi ha spesso la necessità di fare o ricevere telefonate, ad esempio per lavoro o, in generale, per tutti gli altri impegni.
   Utilizzando un auricolare si hanno entrambe le mani libere al telefono, in tal modo si ottimizza moltissimo il tempo che si passa al telefono. Sembra una cosa da maniaci del lavoro, mentre il realtà ci si rilassa molto di più, si evita di far sudare e arrossare le orecchie, e soprattutto si è più liberi nel cercare fogli, scrivere a computer, e via dicendo. A tutto ciò, si aggiunge l'innegabile vantaggio di poter fare lunghe telefonate anche durante la guida.